Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en skabelon til beskrivelse af virksomhedernes bogføringsprocedure og vejledning hertil. Skabelonen kan hjælpe virksomheder med at efterleve kravet om at nedskrive procedurer for bogføring.
Regler for virksomheder
Til de virksomheder, der måtte have behov for hjælp til at efterleve kravet om at nedskrive procedurer for bogføring, har Erhvervsstyrelsen udarbejdet en skabelon og vejledning.
Kravet om beskrivelse af bogføringsprocedure erstatter det tidligere krav om beskrivelse af it-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Virksomhederne kan frivilligt vælge at gøre brug af skabelonen.
Uanset om en virksomhed vælger at anvende skabelonen eller udarbejder procedurebeskrivelsen på anden vis, indgår beskrivelsen som en obligatorisk del af virksomhedens samlede regnskabsmateriale, som skal opbevares i henhold til bogføringsloven og vil kunne forlanges udleveret i forbindelse med en myndigheds kontrol.
Kravet om procedurebeskrivelse trådte i kraft 1. juli 2022. Erhvervsstyrelsen har tidligere udtalt, at virksomhederne først skal efterleve kravet i deres førstkommende nye regnskabsår – eller indkomstår, hvis virksomheden ikke aflægger en årsrapport – efter skabelonen er offentliggjort. Dvs. at hvis virksomhedens regnskabsår eller indkomstår fx følger kalenderåret, skal beskrivelsen være klar senest 1. januar 2023.
Hold dig opdateret
Få besked i din indbakke, når der er nyt i vejledningen: Når du står på vejledningssiden, kan du tilmelde dig notifikationer ved at klikke på klokke-ikonet øverst til højre.
Baggrund
Ifølge § 6 i bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022) skal regnskabspligtige virksomheder og ikke-regnskabspligtige virksomheder, hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr. udarbejde en beskrivelse af følgende:
- virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
- virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis, og
- hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.
XXXX
Formålet med bogføringsvejledningen er at yde vejledning til forståelse af bogføringsloven af 24. juni 2022.
Vejledningen supplerer bogføringsloven ved mere detaljeret at uddybe og redegøre for rammerne i loven. Vejledningen beskriver ikke alle detaljer i loven, men afdækker en række problemstillinger på et generelt og emnebaseret niveau. I et vist omfang indeholder den også fortolkning af lovens generelle begreber.
Målgruppen for vejledningen er først og fremmest de personer, der jævnligt beskæftiger sig med bogføring, f.eks. revisorer, ansatte i en virksomheds regnskabsfunktion og andre regnskabskyndige. Men også for personer med mindre regnskabserfaring, kan vejledningen måske være til nytte.
Kapitel Beskrivelse af bogføringsprocedurer
Bogføringsloven stiller krav til virksomhederne om at udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedure. Kravet erstatter det tidligere krav om, beskrivelse af it-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale.
Hvilke virksomheder har pligt til at beskrive deres bogføringsprocedurer?
Efter § 6 i bogføringsloven skal virksomheder, der efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal under hensyn til § 5, stk. 2, udarbejde en beskrivelse af
- virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
- virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis, og
- hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.
Alle bogføringspligtige virksomheder, der omfattes af de nævnte kriterier efter bestemmelsen i § 6, nr. 1, skal beskrive procedurerne for registrering af virksomhedens transaktioner uanset om registreringen sker i et digitalt bogføringssystem eller i et andet bogføringssystem. Beskrivelsen skal vise, hvordan virksomheden sikrer, at alle transaktioner registreres nøjagtigt og snarest muligt, jf. lovens § 7, stk. 1.
I forhold til betryggende opbevaring af regnskabsmateriale skal virksomheden derimod efter § 6, nr. 2, alene beskrive virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale, der ikke efter lovens § 16, stk. 1, nr. 2, skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Det omfatter følgende regnskabsmateriale efter lovens § 4, nr. 2 og 4-7:
- Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, jf. § 6.
- Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.
- Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.
- Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.
- Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering.
Indtil bestemmelsen i § 16, stk. 1, nr. 2, om opbevaring af virksomhedens registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem sættes i kraft, finder kravet i § 6, nr. 2, om beskrivelse af virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale dog anvendelse for alt regnskabsmateriale efter § 4 i den nye bogføringslov, dvs. også for registreringer og bilag.
Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
Uanset virksomhedens størrelse og kompleksitet skal beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer i det mindste indeholde oplysninger om, hvorledes virksomheden sikrer:
- at alle virksomhedens transaktioner bliver registreret nøjagtigt og snarest muligt efter transaktionens gennemførelse,
- at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i 5 år fra det regnskabsår, materialet vedrører, samt
- hvilke personer der er ansvarlige herfor.
Beskrivelsen behøver ikke at være mere omfattende, end det er nødvendigt for at opfylde formålene som nævnt ovenfor. Beskrivelserne skal blot være tilstrækkelige til, at personer med rimelig indsigt i bogføring kan finde ud af, hvordan bogføringen er tilrettelagt, samt fremfinde og udskrive alt regnskabsmateriale, som ikke er i umiddelbart læselig form. Beskrivelsen skal til enhver tid være ajourført.
For at opfylde lovens krav til beskrivelse af bogføringsprocedurer vil det for de fleste mindre virksomheder være tilstrækkeligt at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon for virksomheders bogføringsprocedurer.
Skabelon: Virksomhedens bogføringsprocedure
Virksomhederne kan frivilligt vælge at gøre brug af skabelonen og skal betragtes som et internt redskab. Uanset om en virksomhed vælger at anvende skabelonen eller udarbejder procedurebeskrivelsen på anden vis, indgår beskrivelsen som en obligatorisk del af virksomhedens samlede regnskabsmateriale, som skal opbevares i henhold til bogføringsloven og vil kunne forlanges udleveret i forbindelse med en myndigheds kontrolsag.
Efter bogføringslovens § 5, stk. 2, skal bogføringen tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Disse kriterier er også vejledende for, om en virksomhed kan nøjes med at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon, eller der er behov for en mere omfattende beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer.
Hvordan kan virksomheder i regnskabsklasse B anvende skabelonen?
Under hensyn til de nævnte kriterier (virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang), vil virksomheder i regnskabsklasse B og ikke-regnskabspligtige virksomheder, der opfylder samme kriterier, som udgangspunkt kunne nøjes med at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon til bogføringsprocedurer.
Virksomheder i regnskabsklasse B er efter årsregnskabslovens § 7, stk. 2, virksomheder, der i to på hinanden følgende år ikke overskrider to af følgende størrelser:
- En balancesum på 44 mio.kr.
- En nettoomsætning på 89 mio.kr.
- Et gennemsnitligt antal heltidsbeskæftigede i løbet af regnskabsåret på 50.
Hvordan kan virksomheder i regnskabsklasse C og D anvende skabelonen?
Store virksomheder i regnskabsklasse C og D vil typisk have en kompleksitet, et antal af transaktioner og et økonomisk omfang af transaktioner som medfører, at det ikke vil være tilstrækkeligt at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon til bogføringsprocedure.
Sådanne virksomheder kan vælge at bruge skabelonen som en oversigt over hovedelementerne i virksomhedens bogføringsprocedurer, hvorfra der så kan henvises til mere detaljerede beskrivelser i særskilte dokumenter. Det samme vil øvrige virksomheder, der pga. af deres kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang, ikke finder skabelonen tilstrækkelig. Foreligger der nærmere beskrivelser af procedurer og forretningsgange, kan beskrivelsen af bogføringen i disse virksomheder således udarbejdes i form af en overordnet oversigt i skabelonen med de væsentligste oplysninger. For nærmere detaljer kan der henvises til konkrete afsnit i de mere detaljerede beskrivelser i egentlige forretningsgangsbeskrivelser.
Beskrivelsen skal affattes på et sprog, der er naturligt for offentlige myndigheder og i overensstemmelse med anvendelsen af almindeligt sprogbrug og sædvanlige fagudtryk på området. Sproget kan i praksis være dansk, norsk, svensk eller engelsk.
Det komplette lovgrundlag i lov nr. 700 Bogføringsloven
LOV nr 700 af 24/05/2022
Lov om bogføring
VI MARGRETHE DEN ANDEN, af Guds Nåde Danmarks Dronning, gør vitterligt:
Folketinget har vedtaget og Vi ved Vort samtykke stadfæstet følgende lov:
Kapitel 1
Anvendelsesområde og definitioner
§ 1. Loven finder anvendelse på erhvervsdrivende virksomheder etableret her i landet af enhver art uanset ejer- eller hæftelsesforhold samt erhvervsaktiviteter, der udøves her i landet af virksomheder, som er hjemmehørende i udlandet.
Stk. 2. Loven finder endvidere anvendelse på følgende virksomheder, organisationer og sammenslutninger m.v.:
1) Virksomheder, organisationer og sammenslutninger m.v., der er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige her til landet, i det omfang de ikke er omfattet af stk. 1.
2) Virksomheder, organisationer og sammenslutninger m.v., der som betingelse for tildeling af direkte tilskud fra den danske stat eller Den Europæiske Union skal afgive regnskabsmæssige oplysninger, i det omfang de ikke er omfattet af stk. 1. Den bevilgende myndighed kan helt eller delvis fritage enkelte virksomheder, organisationer eller sammenslutninger m.v. fra loven. Er virksomheden, organisationen eller sammenslutningen m.v. tillige omfattet af nr. 1, kan fritagelse dog kun ske efter aftale med told- og skatteforvaltningen.
Stk. 3. Loven finder ikke anvendelse på virksomheder, som
1) er omfattet af lov om statens regnskabsvæsen m.v. eller
2) udelukkende er omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lov om kommunernes styrelse eller regionsloven.
§ 2. § 19, § 20, stk. 2, § 25, stk. 2, § 27, stk. 2-4, § 29 og § 33, stk. 1, nr. 3, finder alene anvendelse på udbydere af digitale bogføringssystemer.
§ 3. I denne lov forstås ved:
1) Virksomheder: Enheder omfattet af § 1, stk. 1 og 2.
2) Transaktion: En handling eller et forhold af økonomisk betydning for virksomheden.
3) Transaktionsspor: Den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og virksomhedens årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning, eller virksomhedens frivilligt udarbejdede regnskaber, når de ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.
4) Kontrolspor: De oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed.
5) Bilag: Enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen. Ved eksterne bilag forstås dokumentation, der hidrører fra andre end virksomheden. Øvrige bilag anses som interne.
6) Digitalt bogføringssystem: En digital service eller software, som indeholder funktioner, hvorved virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.
7) Udbyder af et digitalt bogføringssystem: En virksomhed, som markedsfører eller påtænker at markedsføre et digitalt bogføringssystem her i landet på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder.
8) E-faktura: En faktura eller kreditnota, der er udstedt, sendt og modtaget i et struktureret, elektronisk format, der gør det muligt at behandle den automatisk og elektronisk.
9) E-dokument: Et dokument, der sendes eller modtages i et struktureret, elektronisk format.
§ 4. Som regnskabsmateriale anses:
1) Registreringer, herunder transaktionssporet.
2) Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, jf. § 6.
3) Bilag.
4) Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.
5) Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.
6) Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, og som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.
7) Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering.
Kapitel 2
Generelle krav til bogføring
§ 5. Bogføringspligten efter denne lov omfatter registrering af virksomhedens transaktioner og opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale.
Stk. 2. Bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.
§ 6. Virksomheder, der er bogføringspligtige efter § 1, stk. 1, og som efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i 2 på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal under hensyn til § 5, stk. 2, udarbejde
1) en beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
2) en beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis, og
3) en beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.
Kapitel 3
Registrering af transaktioner og løbende afstemning med beholdninger
§ 7. Virksomheder skal registrere alle transaktioner nøjagtigt, og snarest muligt efter at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger.
Stk. 2. Virksomheder, der på grund af deres kompleksitet, antallet af transaktioner eller transaktionernes økonomiske omfang ikke er i stand til at registrere alle individuelle køb eller salg, kan i stedet registrere aggregerede køb eller salg på grundlag af daglige kasseopgørelser.
§ 8. Virksomheder har pligt til at sikre transaktionsspor, ved at registreringer efter § 7, stk. 1, kan følges til de omhandlede regnskaber, opgørelser eller opstillinger, jf. § 4, nr. 6, og at tallene heri kan opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat.
§ 9. Virksomheder har pligt til at sikre kontrolsporet, ved at registreringer efter § 7, stk. 1, kan dokumenteres ved bilag og indeholder henvisninger hertil. Hver registrering skal indeholde oplysning om sin tidsmæssige placering i bogføringen.
Stk. 2. Bilag skal indeholde oplysninger, der er nødvendige for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb. Danner eksterne bilag grundlag for en registrering, skal der henvises hertil.
Stk. 3. Foretages der rettelser i bilagsmaterialet, skal det oprindelige indhold og indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.
§ 10. Registreringerne efter § 7, stk. 1, skal foretages i danske kroner, i euro eller i anden relevant fremmed valuta.
Stk. 2. Registreres i fremmed valuta, herunder euro, skal regnskabsmaterialet indeholde oplysninger, herunder om transaktionsdagens kurs eller lignende omregningsfaktorer, som til enhver tid gør det muligt at omregne til danske kroner.
§ 11. Virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre, at der foreligger et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter og års- og delårsrapporter.
Stk. 2. Afstemningen skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger og angivelser.
Kapitel 4
Opbevaring af regnskabsmateriale
§ 12. Virksomheder skal på betryggende vis opbevare regnskabsmateriale, jf. § 4, i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. dog stk. 2.
Stk. 2. Opbevaringsperioden i stk. 1 gælder ikke for detailhandelsvirksomheders kassestrimler og tilsvarende interne bilag.
§ 13. Virksomheder skal sikre, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug, jf. dog stk. 2.
Stk. 2. Stk. 1 gælder ikke for registreringer og bilag, der opbevares efter § 16, stk. 1, nr. 2.
§ 14. Ophører bogføringspligten, skal den senest fungerende ledelse sørge for, at regnskabsmaterialet fortsat opbevares i overensstemmelse med dette kapitel og kapitel 5.
Stk. 2. Ophører bogføringspligten som følge af virksomhedens opløsning ved skifterettens mellemkomst, kan skifteretten beslutte, at andre end den senest fungerende ledelse skal opbevare regnskabsmaterialet.
Stk. 3. I andre tilfælde, hvor ledelsen fratræder, skal medlemmerne af den fratrædende ledelse sikre, at regnskabsmaterialet for perioden frem til fratrædelsestidspunktet bliver opbevaret i overensstemmelse med dette kapitel og kapitel 5. Når en ny ledelse afløser en fratrædende ledelse, skal medlemmerne af den fratrædende ledelse overføre regnskabsmaterialet til den nye ledelse.
Kapitel 5
Krav til digitale bogføringssystemer
§ 15. Et digitalt bogføringssystem, der udbydes eller anvendes til bogføring efter denne lov, skal opfylde følgende krav:
1) Understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.
2) Opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, og sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
3) Understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.
Stk. 2. Erhvervsstyrelsen fastsætter efter høring af told- og skatteforvaltningen nærmere regler om kravene til digitale bogføringssystemer efter stk. 1, herunder særlige regler for nærmere angivne bogføringssystemer, virksomheder eller brancher.
Krav til virksomheders brug af digitale bogføringssystemer
§ 16. Virksomheder, der er bogføringspligtige efter § 1, stk. 1, og som efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i 2 på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal i et digitalt bogføringssystem
1) registrere virksomhedens transaktioner efter § 7, stk. 1, og
2) opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringerne efter § 9.
Stk. 2. Virksomheder skal sikre, at det digitale bogføringssystem, de anvender efter stk. 1,
1) er registreret efter § 20, stk. 1, eller
2) opfylder kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf, hvis bogføringssystemet ikke er registreret efter § 20, stk. 1.
Stk. 3. Erhvervsstyrelsen fastsætter nærmere regler om, hvilke bilag der omfattes af opbevaringspligten efter stk. 1, nr. 2.
§ 17. Virksomheder, der udfører bogføring for andre virksomheder, skal ved bogføringen for disse virksomheder ligeledes iagttage kravene efter § 16, stk. 1 og 2.
§ 18. Erhvervsministeren kan efter høring af skatteministeren fastsætte regler om, at virksomheder, der er omfattet af § 16, stk. 1, og § 17, skal registrere deres transaktioner vedrørende køb og salg med e-fakturaer som dokumentation for transaktionerne.
Krav til udbydere af digitale bogføringssystemer
§ 19. Udbydere af digitale bogføringssystemer har pligt til at sikre, at systemerne opfylder kravene til digitale bogføringssystemer efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Udbyderne har endvidere pligt til at anmelde systemerne, inden de markedsføres her i landet, til Erhvervsstyrelsen med henblik på registrering efter § 20.
Stk. 2. En udbyder af et digitalt bogføringssystem har pligt til at stille virksomhedens registreringer og bilag efter § 16, stk. 1, nr. 2, til rådighed for myndigheder og en likvidator, kurator eller rekonstruktør, der er trådt i ledelsens sted i den pågældende virksomhed.
Stk. 3. Erhvervsstyrelsen kan fastsætte nærmere regler om, hvordan oplysninger efter stk. 2 skal stilles til rådighed.
§ 20. Erhvervsstyrelsen kontrollerer, at anmeldte bogføringssystemer opfylder kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Er dette tilfældet, registrerer Erhvervsstyrelsen bogføringssystemerne i en offentligt tilgængelig fortegnelse.
Stk. 2. Når et bogføringssystem er registreret efter stk. 1, har udbyderen pligt til at sikre, at systemet løbende lever op til kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf, herunder i forbindelse med opdateringer og ændringer af bogføringssystemet.
Stk. 3. Registrering af bogføringssystemet kan ikke finde sted, hvis bogføringssystemet ikke opfylder kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Opfylder et bogføringssystem, der er anmeldt til Erhvervsstyrelsen, ikke kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf, fastsætter styrelsen en frist for berigtigelse af anmeldelsen. Registrering kan først finde sted, når anmeldelsen er berigtiget.
Stk. 4. Erhvervsstyrelsen kan fastsætte nærmere regler om anmeldelse og registrering af digitale bogføringssystemer efter stk. 1-3.
§ 21. Erhvervsministeren kan efter høring af skatteministeren fastsætte regler om digitale bogføringssystemers fremsendelse af registreringer og bilag til et offentligt modtagepunkt gennem anvendelse af den fællesoffentlige digitale infrastruktur for udveksling af e-dokumenter og om opbevaring af sådanne registreringer og bilag og om, til hvilke formål, hvordan og hvor længe sådanne registreringer og bilag må anvendes af offentlige myndigheder.
Kapitel 6
Kontrol
§ 22. En virksomhed har pligt til at stille sit regnskabsmateriale til rådighed for en offentlig myndighed, i det omfang myndigheden i henhold til denne lov eller anden lovgivning er berettiget til at udføre kontrol med virksomheden.
Stk. 2. Den offentlige myndighed kan forlange, at virksomheden i forbindelse med opfyldelse af pligten i stk. 1
1) udleverer nærmere angivet regnskabsmateriale,
2) udleverer det angivne regnskabsmateriale vederlagsfrit i et anerkendt filformat,
3) omregner registreringer i fremmed valuta, herunder euro, til danske kroner og
4) sørger for, at regnskabsmaterialet bortset fra eksterne bilag vederlagsfrit oversættes til dansk eller engelsk.
Stk. 3. Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse, hvis regnskabsmaterialet opbevares hos tredjepart.
Stk. 4. Den offentlige myndighed fastsætter en frist for efterlevelsen af et krav efter stk. 1 og 2.
Bogføringskontrol
§ 23. Erhvervsstyrelsen gennemfører en risikobaseret kontrol med overholdelse af reglerne i denne lov og regler fastsat i medfør af denne lov for
1) virksomheder omfattet af årsregnskabsloven, der ikke har indsendt virksomhedens første årsrapport, jf. årsregnskabslovens § 138, stk. 1, 2. pkt., og
2) virksomheder, der har fravalgt revision, jf. årsregnskabslovens § 135, stk. 1, 3. pkt.
Stk. 2. En virksomhed omfattet af stk. 1, dens nuværende ledelse eller revisor eller dens tidligere ledelse eller revisor har efter anmodning fra Erhvervsstyrelsen pligt til at meddele styrelsen oplysninger og stille regnskabsmateriale til rådighed for styrelsen, som er nødvendigt for at gennemføre kontrollen efter stk. 1.
Stk. 3. Erhvervsstyrelsen kan kræve, at en virksomhed omfattet af stk. 1 indsender en erklæring afgivet af en godkendt revisor om overholdelse af denne lov eller regler fastsat i medfør af denne lov. Erhvervsstyrelsen meddeler virksomheden de forhold, som revisorens erklæring skal omfatte.
Stk. 4. Erhvervsstyrelsen fastsætter en frist for modtagelsen af oplysninger og regnskabsmateriale efter stk. 2 og erklæringer efter stk. 3.
Kontrol med virksomheder, der benytter digitale bogføringssystemer
§ 24. Erhvervsstyrelsen gennemfører en risikobaseret kontrol med, at virksomheder, der anvender et digitalt bogføringssystem, som ikke er registreret efter § 20, stk. 1, opfylder kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf. § 23, stk. 2-4, finder tilsvarende anvendelse for kontrol efter 1. pkt.
Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan benytte ekstern bistand ved udførelse af en kontrol med virksomheders bogføringssystemer m.v. efter stk. 1.
Kontrol med udbydere af digitale bogføringssystemer
§ 25. Erhvervsstyrelsen gennemfører en risikobaseret kontrol med, at udbydere af digitale bogføringssystemer overholder pligten efter § 19, stk. 1, til at anmelde digitale bogføringssystemer til registrering, og at bogføringssystemer, der er registreret efter § 20, stk. 1, fortsat overholder kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf.
Stk. 2. Udbydere af digitale bogføringssystemer har efter anmodning fra Erhvervsstyrelsen pligt til at meddele styrelsen alle oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre kontrollen efter stk. 1.
Stk. 3. Erhvervsstyrelsen kan benytte ekstern bistand ved udførelse af en kontrol med en udbyders bogføringssystem m.v. efter stk. 1.
Kapitel 7
Reaktionsmuligheder i forbindelse med kontrol
§ 26. Erhvervsstyrelsen kan i forbindelse med en kontrol med overholdelse af regler efter denne lov eller regler fastsat i medfør heraf
1) påtale en overtrædelse,
2) påbyde, at en fejl rettes, eller
3) påbyde, at en overtrædelse bringes til ophør, og at virksomheden bekræfter dette ved en erklæring afgivet af en godkendt revisor.
Stk. 2. Erhvervsstyrelsen fastsætter en frist for efterlevelsen af et påbud efter stk. 1, nr. 2 og 3.
§ 27. Undlader en virksomhed uanset påbud efter § 26, stk. 1, nr. 2 eller 3, at lovliggøre sit bogføringssystem eller skifte til et lovligt bogføringssystem, kan Erhvervsstyrelsen påbyde virksomheden at anvende et digitalt bogføringssystem, som er registreret efter § 20, stk. 1.
Stk. 2. Undlader udbyderen af et digitalt bogføringssystem uanset påbud efter § 26, stk. 1, nr. 2 eller 3, at anmelde et bogføringssystem efter § 19, stk. 1, eller at ændre systemet, så det overholder kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf, kan Erhvervsstyrelsen forbyde fortsat markedsføring af det digitale bogføringssystem, indtil påbuddet efterleves.
Stk. 3. Er der tale om fejl eller mangler, som kan medføre væsentlige risici for sikkerheden i virksomhedernes bogføring, kan Erhvervsstyrelsen påbyde udbyderen at advare virksomheder omfattet af § 16, stk. 2, nr. 1, der bruger det pågældende bogføringssystem, om disse risici.
Stk. 4. Stk. 2 finder tilsvarende anvendelse, hvis en udbyder undlader at efterkomme Erhvervsstyrelsens anmodning om oplysninger efter § 25, stk. 2. Undlader en udbyder uanset forbud mod markedsføring efter stk. 2 fortsat at efterkomme Erhvervsstyrelsens anmodning om oplysninger, finder § 29, stk. 1, tilsvarende anvendelse.
Tvangsopløsning og sletning
§ 28. Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at opløse en virksomhed i overensstemmelse med den lovgivning, som er gældende for virksomheden, hvis den undlader at
1) indsende oplysninger eller regnskabsmateriale efter § 23, stk. 2,
2) indsende en erklæring efter § 23, stk. 3, eller
3) efterkomme et påbud givet efter § 26, stk. 1, nr. 2 eller 3, i forbindelse med kontrol efter § 23.
Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan slette en filial af en udenlandsk virksomhed fra styrelsens it-system i de i stk. 1, nr. 1-3, nævnte situationer.
Stk. 3. Vedrører de i stk. 1, nr. 1-3, nævnte situationer et interessentskab eller kommanditselskab, kan styrelsen slette registreringen af interessentskabet eller kommanditselskabet i styrelsens register.
Stk. 4. Erhvervsstyrelsen kan træffe afgørelse efter stk. 1-3, når en virksomhed eller en filial af en udenlandsk virksomhed ikke efterlever et krav efter § 23, stk. 2 eller 3, eller et påbud efter § 26, stk. 1, nr. 2 eller 3, i forbindelse med kontrol efter § 23 senest ved udløbet af den af styrelsen fastsatte frist, jf. § 23, stk. 4, eller § 26, stk. 2.
§ 29. Konstaterer Erhvervsstyrelsen ved kontrol efter § 25, stk. 1, at et registreret digitalt bogføringssystem ikke overholder kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf og udbyderen undlader at lovliggøre bogføringssystemet uanset påbud om dette, kan Erhvervsstyrelsen slette det pågældende bogføringssystem fra fortegnelsen, jf. § 20, stk. 1, 2. pkt. Udbyderen har i så fald pligt til at informere virksomheder omfattet af § 16, stk. 2, nr. 1, der bruger bogføringssystemet, om, at dette ikke længere er registreret efter § 20, stk. 1.
Stk. 2. En udbyder, der på ny ønsker at markedsføre et digitalt bogføringssystem, der er slettet efter stk. 1, skal anmelde bogføringssystemet efter § 19.
Kapitel 8
Kommunikation m.v.
§ 30. Erhvervsstyrelsen kan fastsætte regler om, at skriftlig kommunikation til og fra myndigheder om forhold, som er omfattet af denne lov eller af regler udstedt i medfør af denne lov, skal foregå digitalt.
Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan fastsætte nærmere regler om digital kommunikation, herunder om anvendelse af bestemte it-systemer, særlige digitale formater og digital signatur el.lign.
Stk. 3. En digital meddelelse anses for at være kommet frem, når den er tilgængelig for adressaten for meddelelsen.
§ 31. Hvor det efter denne lov eller regler udstedt i medfør af denne lov er krævet, at et dokument, som er udstedt af andre end en myndighed, skal være personligt underskrevet, kan dette krav opfyldes ved anvendelse af en teknik, der sikrer entydig identifikation af den, som har udstedt dokumentet. Erhvervsstyrelsen kan fastsætte nærmere regler herom.
Kapitel 9
Klageadgang
§ 32. Afgørelser truffet af Erhvervsstyrelsen efter denne lov og regler fastsat i medfør heraf kan indbringes for Erhvervsankenævnet, senest 4 uger efter at afgørelsen er meddelt den pågældende, jf. dog stk. 2.
Stk. 2. Afgørelser truffet efter § 28 og § 29, stk. 1, kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.
Kapitel 10
Straf
§ 33. Medmindre strengere straf er forskyldt efter anden lovgivning, straffes med bøde den, der
1) overtræder § 7, stk. 1, §§ 8 og 9, § 12, stk. 1, og §§ 13 og 14,
2) overtræder § 16, stk. 1 og 2, og § 17,
3) overtræder § 19 og § 20, stk. 2, eller
4) undlader at efterkomme påbud efter § 26, stk. 1, nr. 2 og 3.
Stk. 2. Ved udmåling af bøder efter denne lov skal der tages hensyn til virksomhedens omsætning, overtrædelsens grovhed og varighed, og om der er tale om gentagne overtrædelser. Ved særlig omfattende overtrædelser af § 7, stk. 1, §§ 8 og 9, § 12, stk. 1, §§ 13 og 14, § 16, stk. 1 og 2, og § 17 idømmes der en skærpet bøde.
Stk. 3. I forskrifter, der udstedes i medfør af loven, kan der fastsættes straf af bøde for overtrædelse af bestemmelser i forskrifterne.
Stk. 4. Der kan pålægges selskaber m.v. (juridiske personer) strafansvar efter reglerne i straffelovens 5. kapitel.
Stk. 5. Forældelsesfristen for strafansvaret er 5 år.
Kapitel 11
Ikrafttrædelses- og overgangsbestemmelser
§ 34. §§ 1-14, 18, 21-23, 26, 28, 30-35, 37 og 38 træder i kraft den 1. juli 2022.
Stk. 2. Erhvervsministeren fastsætter efter høring af skatteministeren tidspunktet for ikrafttrædelsen af §§ 15-17, 19, 20, 24, 25, 27, 29 og 36. Ministeren kan fastsætte, at bestemmelserne træder i kraft på forskellige tidspunkter, herunder at § 16, stk. 1 og 2, træder i kraft på forskellige tidspunkter for virksomheder omfattet af forskellige regnskabsklasser efter årsregnskabsloven eller efter forskellige omsætningsgrænser.
Stk. 3. Erhvervsministeren kan fastsætte regler om, hvornår anmeldelsespligten efter § 19, stk. 1, 2. pkt., har virkning for eksisterende udbydere af digitale bogføringssystemer.
Stk. 4. Indtil § 16, stk. 1, sættes i kraft efter stk. 2, finder § 6, nr. 2, anvendelse på regnskabsmateriale efter § 4, nr. 1 og 3.
§ 35. Lov om bogføring, jf. lovbekendtgørelse nr. 648 af 15. juni 2006, ophæves.
Kapitel 12
Ændringer i anden lovgivning
§ 36. I årsregnskabsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 838 af 8. august 2019, som ændret ved § 1 i lov nr. 642 af 19. maj 2020, lov nr. 741 af 30. maj 2020 og § 4 i lov nr. 568 af 10. maj 2022, foretages følgende ændring:
1. Efter § 138 indsættes før overskriften før § 139:
»§ 138 a. Virksomheden skal indberette navn og cvr-nummer på udbyderen af det digitale bogføringssystem, som virksomheden anvender eller har anvendt i regnskabsåret efter bogføringslovens § 16, stk. 2, nr. 1, samtidig med at den indsender årsrapporten.
Stk. 2. Anvender eller har virksomheden i regnskabsåret anvendt et bogføringssystem efter bogføringslovens § 16, stk. 2, nr. 2, der ikke er registreret efter bogføringslovens § 20, stk. 1, skal det indberettes, hvilket system der er tale om. Hvis virksomheden opbevarer en fuldstændig sikkerhedskopi af registreringer og bilag på en server hos en tredjepart, skal dette anføres med nærmere oplysninger om identiteten på den pågældende tredjepart.
Stk. 3. Oplysninger efter stk. 1 og 2 offentliggøres ikke.
Stk. 4. Erhvervsstyrelsen fastsætter nærmere regler om indberetning af oplysninger efter stk. 1 og 2.«
§ 37. I revisorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 25 af 8. januar 2021, som ændret ved § 32 i lov nr. 1436 af 29. juni 2021 og § 9 i lov nr. 2601 af 28. december 2021, foretages følgende ændringer:
1. I § 29, stk. 6, ændres »§ 42« til: »§ 42, stk. 1,«.
2. I § 38 indsættes som stk. 3:
»Stk. 3. Ved en undersøgelse kan Erhvervsstyrelsen hos revisorens eller revisionsvirksomhedens kunde indhente relevant regnskabsmateriale vedrørende afgivne erklæringer efter § 1, stk. 2. Revisorens og revisionsvirksomhedens kunde skal give Erhvervsstyrelsen adgang til materialet.«
3. I § 42, stk. 1, nr. 1, ændres »§ 38« til: »§ 38, stk. 1,«.
4. I § 42 indsættes efter stk. 1 som nyt stykke:
»Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan som tvangsmiddel pålægge den, som styrelsen i medfør af § 38, stk. 3, har anmodet om at udlevere regnskabsmateriale, daglige eller ugentlige bøder, hvis pågældende undlader at efterkomme anmodningen.«
Stk. 2 og 3 bliver herefter stk. 3 og 4.
5. I § 42, stk. 3, der bliver stk. 4, ændres »og 2« til: »og 3«.
Kapitel 13
Territorialbestemmelser
§ 38. Loven gælder ikke for Færøerne og Grønland, men kan ved kongelig anordning sættes i kraft for Grønland med de ændringer, som de grønlandske forhold tilsiger. Loven kan endvidere sættes i kraft på forskellige tidspunkter.
Givet på Amalienborg, den 24. maj 2022
Under Vor Kongelige Hånd og Segl
MARGRETHE R.
/ Simon Kollerup