Digital opbevaring af regnskabsmateriale – Krav, risici og konsekvenser for virksomheder

Den danske bogføringslov gennemgår i disse år væsentlige ændringer med nye krav til digital opbevaring af regnskabsmateriale. Fra 1. juli 2024 bliver digitale krav obligatoriske for alle selskaber, og fra tidligst 1. januar 2026 omfatter dette også øvrige virksomheder. Det stiller betydelige krav til virksomhedernes systemer, sikkerhed, og ikke mindst deres interne praksis.

Dette er ikke blot en administrativ ændring. Tværtimod rejser det nye juridiske og praktiske problemstillinger, som virksomheder nøje bør overveje, især risikoen for at selvinkriminere sig gennem den digitale upload af bilag og dokumentation.

I denne artikel gennemgås detaljeret, hvordan reglerne påvirker din virksomhed, hvordan Skattestyrelsen og Politiet får adgang til materialet, hvilke bøder og sanktioner der gælder, og hvordan du bedst beskytter din virksomhed.

Opbevaringskrav i Bogføringsloven

Bogføringslovens krav er klare. Alle virksomheder har pligt til at opbevare deres regnskabsmateriale i mindst 5 år efter afslutningen af det regnskabsår, materialet vedrører:

”Regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører.”

Kilde: Bogføringsloven § 14

Indtil nu har virksomheder haft mulighed for fysisk eller digital lokal opbevaring, men fremover bliver det obligatorisk at opbevare materialet digitalt i godkendte, cloudbaserede bogholderi systemer. Dette er en betydelig stramning af reglerne, som kræver både ny teknologi og øget compliance. Tillige er skattekontrol blevet nemt, og det er dem der ikke uploader bilag som først kontrolleres. Det er en mistænkelig adfærd overfor Skattestyrelsen, og Skattestyrelsen og tillige Erhvervsstyrelsen vil tillkække dette betydningen med Fortsæt og Groft Uagtsomt.

Hvis man ikke uploader korrekte bilag eller slet ikke gø dem tilgængelige online vil man man derfor af Skattestyrelsen, i overensstemmelse med bogføringsloven, vurderes dette som en forsætlig eller groft uagtsom tilsidesættelse af pligter, der kan føre til for lav skatteansættelse, vil Skatteforvaltningsloven § 27, stk. 1, nr. 5 anvendes som grundlag for ekstraordinær skattekontrol, genoptagelse eller forhøjelse af skatteansættelsen. Dette betyder samtidigt at du kan skattelignes 10 år tilbage i tiden eller længere hvis man mener der ligger kriminelle forhold bag.

Risiko for selvinkriminering ved digital opbevaring

Indførelse af obligatorisk digital opbevaring øger virksomheders risiko for at selvinkriminere sig selv betragteligt. Årsagen er enkel:

Når virksomheder digitalt uploader samtlige bilag, fakturaer, bankudtog og andre dokumenter, skaber de en permanent digital database med informationer, der kan anvendes imod virksomheden i senere skattekontroller eller straffesager.

Dette indebærer følgende risici:

• Afsløring af skattefejl og mangler (f.eks. manglende momsafregning)
• Privatøkonomiske forhold blandet med erhvervsøkonomiske forhold
• Uklarhed om fradragsret og bogføring

Virksomheder risikerer således at gøre det lettere for myndighederne at finde fejl eller mangler, selv når disse er utilsigtede. Vi forudser derfor en tsunami af Skattesager og konkurser i den henseende.

Myndighedernes adgang – Skattestyrelsen

Skattestyrelsen har hjemmel til at få adgang til virksomheders digitale og offline materiale ifølge flere love:

• Skattekontrolloven §§ 1 og 6
  Ret til at kræve fremvisning og udlevering af dokumenter og bilag.
• Bogføringsloven § 14, stk. 2
  Krav om, at materialet skal være ”let tilgængeligt” for myndigheder.
• Skatteforvaltningsloven § 10
  Skattestyrelsen kan foretage skattekontrol og revision med fysisk eller digital adgang.

Skattestyrelsen gennemfører allerede digital ligningskontrol (eRevision), hvor regnskabsdata kan indhentes elektronisk direkte fra virksomhedens digitale system. Denne praksis vil intensiveres efter indførelsen af de obligatoriske digitale krav. Dertil kommer de AI kontroller som Erhvervsstyrelsen og Skattestyrelsen i samarbejde og hver for sig har etableret.

Myndighedernes adgang – Politiet

Politiet, herunder især NSK, har ligeledes mulighed, selvstændigt, for at få adgang til digitalt opbevaret materiale efter følgende lovhjemmel:

• Retsplejeloven §§ 793-806
  Giver politiet mulighed for at foretage ransagning, beslaglæggelse og gennemgang af digitale systemer ved mistanke om strafbart forhold, f.eks. skattesvig. Dette sker løbende online og ved overvågning ved mistanke.

Når politiet samarbejder med Skattestyrelsen, kan de hurtigt få adgang til samtlige dokumenter i virksomhedens system – og eventuelle inkriminerende forhold vil således være meget lettere at finde end tidligere.

Bøder og sanktioner efter bogføringsloven

Manglende eller mangelfuld digital opbevaring er strafbart med bøde ifølge Bogføringslovens §§ 22-23. Typiske bødestørrelser:

Overtrædelse	Typisk bødestørrelse
Mangelfuld opbevaring af regnskabsmateriale	Fra 10.000 kr.
Systematisk undladelse af digital bogføring	Fra 25.000 kr.
Alvorlige overtrædelser (gentagne tilfælde)	50.000 kr. og opefter

Hvad gør en forsvarsadvokat i Skattesager?

Skattesvig kan føre til bøder, skattetillæg og politianmeldelse. Ved skatte- og momsrelaterede sager kan konsekvenserne være omfattende – både økonomisk og strafferetligt. Vi kan ikke hjælpe i sådanne sager, men forsvarsadvokaten kan hjælpe og køre sagen overfor anklagemyndigheden. Skattesvig anses som kriminalitet som ved alle andre sager under straffeloven.

Bødestørrelser i skattestraffesager

Ved overtrædelse af straffelovens § 289, skatteindberetningslovens § 82 og momslovens § 81 fastsættes bøden ofte som:

• Det dobbelte af den unddragne skat eller moms i sager om grov uagtsomhed.
• Det tredobbelte, hvis der er tale om forsætligt skatte- eller momssvig. Nogen omtaler dette som trippelbeskatning, men ordet findes ikke i skattelove eller straffeloven.

“Udgangspunktet er en bøde på det dobbelte af det unddragne beløb, og i tilfælde af forsætligt forhold kan bøden forhøjes til det tredobbelte.”

Kilde: SKATs juridiske vejledning, afsnit A.C.3.3.1

Trippelbeskatning – ikke juridisk korrekt term

Begrebet “trippelbeskatning” bruges ikke i skattelovgivninger og kan misforstås. Det, der menes i praksis, er:

1. En skatteforhøjelse, hvis indkomsten ikke er selvangivet. Der findes begreberne dobbeltbeskatning (typisk i international skatteret) og sambeskatning, men “trippelbeskatning” anvendes hverken i skattelovene, forarbejder, retspraksis eller vejledninger som et teknisk eller lovfæstet udtryk.
2. Et bødetillæg på 2-3 gange det unddragne beløb.
3. Straffesag/politianmeldelse, som kan føre til dom eller bøde ud over den civile skatteforhøjelse.

Dette er ikke tre forskellige former for skat, men snarere tre former for konsekvens. Her anbefaler vi at man sender materialer via forsvarsadvokaten til Politiet. I sådanne tilfælde kan vi ikke hjælpe.

Manglende indberetning og dokumentfalsk

Hvis man forsætligt undlader at selvangive eller manipulerer med bilag i fx. bogføringssystemer, kan der være tale om skatte- eller afgiftsunddragelse efter straffelovens § 289 eller skattekontrollovens § 82.

Automatisk politianmeldelse ved mistanke om forsæt

Skattestyrelsen anmelder samtlige sager med mistanke om forsæt til Politiet – og det fremgår ofte direkte af Skattestyrelsens afgørelser. Her skal man være opmærksom på at du har bevisbyrden og kan du ikke modbevise noget er man i skattemæssigt henseende bødemodtagende.

Citat:

“Når Skattestyrelsen konstaterer, at der er tale om en forsætlig overtrædelse af skatte- eller afgiftslovgivningen, indberettes sagen til politiet.”

Kilde: SKAT Juridisk vejledning A.C.3.4.2

Advokat og Revisor Samvirket kan ikke udføre skattesager af denne karakter, men vi henviser alene til Forsvarsadvokater.

Derfor anbefaler vi til, at man tager det seriøst og sørger for at have alle bilag på plads i sit online bogføringssystem. Vi vil også anbefale daglig eller ugentlig bogføring, idet alt for mange laver bogføring og kasse kladder i andre perioder, hvor det kan være svært at huske hvad et bilag skal konteres som.

Hvornår starter digital skatteligningskontrol

Skattestyrelsen praktiserer allerede digital kontrol via systemer som eRevision, men med de nye regler intensiveres praksis kraftigt. Fra 1. juli 2024 for selskaber og fra tidligst 1. januar 2026 for andre virksomheder vil digital ligningskontrol være standard, hvor myndigheder hurtigt kan indhente og kontrollere data direkte fra virksomhedernes digitale opbevaringssystemer.

Hvordan virksomheder blive bedre?

Virksomheder kan dog tage aktive skridt til at beskytte sig mod utilsigtet selvinkriminering:

• Gennemgå og kvalitetssikre alt regnskabsmateriale grundigt inden upload.
• Husk at kontere på den rigtige konto i kontoplanen
• Sørg for klare retningslinjer for medarbejdere om bogføring og dokumentation.
• Sørg for adskillelse af private og erhvervsmæssige transaktioner.
• Indhent løbende professionel rådgivning fra advokater og revisorer.
• Sørg for en forretningsplan, vi kan sende dig en gratis en.

Med korrekt compliance og professionel bistand reduceres risikoen væsentligt for skattekontrol og vær altid rettidig og overhold alle compliances, love og regler. Der findes ingen undskyldning for ikke at kende dem. Har du ikke selv tiden må du sørge for at bestille en bogholder, en ydelse som også leveres af Advokat og Revisor Samvirket.

Kombinerede sager – Skattestyrelsen og Politiet

Skattesager er ofte komplicerede, og når politiet involveres, øges alvoren betydeligt. Virksomheder kan hurtigt ende med en kombineret sag, hvor både skattemæssige og strafferetlige aspekter håndteres parallelt.

Advokat- og revisorsamvirket Metropol kan varetage hele spektret af rådgivning – fra den skattemæssige til den strafferetlige dimension – og sikrer dermed en samlet, professionel håndtering af sagen.

Virksomheder bør agere proaktivt og være klar til digitaliseringen af bogføringsloven. Risikoen for selvinkriminering kan minimeres gennem professionel rådgivning, omhu ved upload af dokumenter, og en klar compliance-strategi.

Har du svært ved at overholde og opretholde ovenstående kan du leje en bogholder, der på timepris, hjælper dig på vej. Med timepriser fra 400,- er det svært at f.eks. opretholde en fuldtidsbogholder, men dem kan vi også levere til reducerede månedspriser enten på fuldtid eller halvtid.

Kilde: Advokat og Revisor Samvirket A/S, AORS.DK, Cand.Merc, M. René de Jong
Fotokredit: Skattestyrelsen
Personer/Firmaer/Emner/#: #skattesvig, #selvinkriminering, #skattekontrolloven, #Bogføringsloven, #straffeloven, #skattestyrelsen, #bøder, #politianmeldelse, #bogføringsloven
Copyrights: Ⓒ 2025 Copyright by AORS.DK – kan deles ved aktivt link til denne artikel.