Bogføringsloven og årsregnskabsloven samt skattemæssig compliance

Digital bogføring er nu en helt central del af dansk erhvervsjura og regnskab, og det stiller nye krav til alle virksomheder – store som små. Samtidig skal bilag, fakturaer og andre dokumenter lagres sikkert og lovpligtigt i et godkendt system, så myndighederne altid kan tilgå og kontrollere bogføringsgrundlaget. Bogføringsloven (LBK nr. 700 af 24. maj 2022) indeholder detaljerede bestemmelser om, hvordan I skal overholde disse krav i praksis. Husk at alle bilag du uploader straks, kan ses både af Skattestyrelsen.

Det følger af Skattestyrelsens mandat, om at kunne se alle borgeres data, uden en retslig kendelse. Dette er indbefattet af flere end 100 kontrolinstanser hos Skattestyrelsen.

Overvejer I samtidig at opgradere jeres bogføringsløsning, eller er I i tvivl om, hvornår digital bogføring træder i kraft for jer, er der hjælp at hente. Vi gennemgår her de vigtigste nye pligter, nyttige ressourcer, og anbefaler fem populære bogføringsprogrammer, der opfylder kravene. Vi er forhandler for VISMA produkterne og du kan således høre mere om skift til disse, men favorable rabatter og tillige moduler og 34 års bogføringserfaring, der gør livet nemt.

Nye krav om digital bogføring ifølge Bogføringsloven

Bogføringsloven af 24. maj 2022 (LBK nr. 700) har introduceret obligatorisk digital bogføring for en lang række virksomheder. Ændringerne betyder blandt andet, at:

• For alle selskaber; træder de nye regler i kraft fra 1. januar 2025, hvilket er begyndelsen på jeres første regnskabsår efter reglernes ikrafttræden.
• Er virksomheden undtaget fra at indsende årsrapport til Erhvervsstyrelsen, træder kravet om digital bogføring tidligst i kraft i 2026.

Se lovgrundlaget for bogføringsloven her:

“Lov om bogføring, LBK nr. 700 af 24. maj 2022”

Hvad skal virksomheden gøre i praksis?

Digital bogføring indebærer, at alle økonomiske transaktioner løbende registreres i et digitalt system. Dertil skal I opbevare bilag som fakturaer, kvitteringer og andet grundlag på en måde, der sikrer, at materialet er tilgængeligt og sikkert i mindst fem år, jf. lovens § 12. Systemet kan være jeres eget eller jeres eksterne bogholders.

Inden I indberetter moms, skat, afgifter eller års- og delårsrapporter, skal I gennemføre relevante afstemninger. Selvom det varierer fra virksomhed til virksomhed, er det ofte nødvendigt at foretage en fuld afstemning af bogføringen inden indberetning af års- eller delårsrapporten. Afstemning skal ifølge loven ske senest på sidste indberetningsdag.

Se eventuel uddybning af, hvilke bilag og dokumenter der er omfattet af opbevaringskravet i loven:

“Bekendtgørelse om krav til registrerede bogføringssystemer, nr. 570 af 19. maj 2022”
Kilde: retsinformation.dk

Praktiske råd til efterlevelse af digital bogføring

• Vælg et bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen, så I er sikre på, at systemet opfylder de minimumskrav, lovgivningen stiller.
• Udarbejd en klar procedure for, hvornår og hvordan I sender bilag til bogføring, og hvem der er ansvarlig for at lægge bilag ind i systemet.
• Husk sikkerhedskopiering – både i form af cloud-løsninger og eventuelle lokale kopier, hvis det er nødvendigt.
• Få styr på jeres deadlines for moms, skat og årsrapport, så I sikrer jer tilstrækkelig tid til at foretage de nødvendige afstemninger.

Fire typiske bogførings-scenarier

1) Virksomheden bruger et registreret bogføringssystem

Har I allerede et registreret bogføringssystem, opfylder I som udgangspunkt de nye lovkrav til digital bogføring. Erhvervsstyrelsen har gennemgået systemet for at sikre, at det opfylder krav til blandt andet datasikkerhed.

Dog skal I være opmærksomme på, at I fremover skal opbevare en række bilag i det samme digitale bogføringssystem. Tjek, om jeres nuværende løsning allerede tilbyder funktioner til at gemme og organisere bilag sikkert.

“Se om jeres bogføringssystem er registreret” på virk.dk

2) Virksomheden bruger et ikke-registreret bogføringssystem

Hvis jeres system ikke fremgår af Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer, skal I selv sikre jer, at systemet lever op til bogføringslovens krav.
En væsentlig konsekvens af at bruge et ikke-registreret system er, at I selv skal dokumentere, at kravene i loven overholdes.

“Se fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer” på virk.dk eller se virksomhedsguiden

Bruger I fx et registreret bogføringssystem til selve transaktionsregistreringen, men et andet ikke-registreret system til opbevaring af fakturaer, henregnes dette samlet set også som et ikke-registreret bogføringssystem. I bør derfor sikre jer, at den samlede løsning har de krævede funktioner til både registrering og opbevaring.

3) Virksomheden bruger en ekstern bogholder

Hvis en ekstern bogholder (som f.eks. er os) der står for jeres bogføring, er det bogholderens ansvar at sikre, at de bruger et lovligt og sikkert digitalt bogføringssystem. I skal dog sørge for, at jeres eksterne bogholder får samtlige relevante bilag til tiden, så de kan nå at bogføre rettidigt.’

Vores revisorer er både statsautoriserede godkendre og registreret samt skatterevisorer og klimarevisorer. Det kan være en god idé at vælge en klimareisor hvis du vil eller skal rapportere dit CO2 forbrug, eller f.eks. har battericontainere, vindmøller eller solenergi.

Skulle I finde ud af, at bogholderen ikke overholder kravene, kan I ikke blot fralægge jer ansvaret. Det er derfor vigtigt at have klare aftaler med bogholderen om tidsfrister og forventninger.

4) Virksomheden bogfører manuelt, fx i Excel eller Bogføringsservice fra AORS.DK

Manuel bogføring eller bogføring i Excel lever ikke op til de nye krav, og det er derfor nødvendigt at omlægge til et digitalt bogføringssystem – eller engagere en ekstern bogholder, der anvender et sådant system.

Her kan man alternativ bruge vores bogføringsservice der koster ned til 340,- kr. pr. time og som kan indlevere årsregnskaber fra 3.995,- ex. moms pr. år.

Læs mere om digital bogføring og kravene i praksis og/eller hør mere om vores attraktive bogføringsservice på aors.dk.

Anbefaling: Top 5 bogføringsprogrammer

Det kan være vanskeligt at vælge det rigtige bogføringssystem. Nedenfor har vi listet fem populære digitale bogføringsprogrammer, som mange danske virksomheder benytter sig af, og som typisk opfylder kravene fra Erhvervsstyrelsen:

Bogføringsprogram	Særlige funktioner
e-Conomic	Brugervenligt, skalerbart for både små og store virksomheder. Tilbyder automatiske bankafstemninger og integration med lønsystemer.
Dinero	God til mindre virksomheder og nystartede. Tilbyder hurtig fakturering og overblik over moms.
Billy	Fokus på intuitivt design og automatisk bogføring via bankintegration. Velegnet til freelance og små virksomheder.
Visma eAccounting (VISMA . net)	Cloud-baseret, integreret lønmodul og mulighed for flersproget fakturering. Velegnet til virksomheder med international berøringsflade.
Uniconta	Avancerede moduler til lagerstyring og projektregnskab. Velegnet til mellemstore og større virksomheder.

Angiv bogføringssystem ved indberetning af årsrapport

Fra 2025 og fremover skal virksomheder oplyse, hvilket bogføringssystem de anvender, når de indberetter årsrapporten til Erhvervsstyrelsen. Gælder både ved indberetning via Virk.dk og ved brug af system-til-system-løsninger.

Hvem er undtaget fra digital bogføring?

Bogføringsloven (LBK nr. 700 af 24. maj 2022) indeholder forskellige undtagelser fra de nye krav om digital bogføring. Overordnet gælder det, at virksomheder, som ikke er omfattet af pligten til at indsende årsrapport til Erhvervsstyrelsen, først vil være forpligtet til at indføre digital bogføring fra 2026. Det skriver Erhvervsstyrelsen i deres vejledninger.

Typiske eksempler på virksomheder, der kan være undtaget eller have udsat ikrafttræden, er:

• Meget små virksomheder (personligt ejede), som ikke indsender årsrapport til Erhvervsstyrelsen.
• Hobbyvirksomheder uden erhvervsmæssig drift.
• Visse foreninger eller andre enheder, der ikke er registreret som erhvervsdrivende og ikke skal indsende årsrapport.

Omvendt er selskaber som ApS, IVS (hvis de endnu eksisterer), A/S og andre bogføringspligtige virksomheder normalt underlagt lovens krav fra førstkommende regnskabsår, hvor loven træder i kraft for dem. Se mere i:

“Lov om bogføring, LBK nr. 700 af 24. maj 2022”

Bemærk, at det er virksomhedens eget ansvar at vurdere, om man er undtaget. Er man i tvivl, bør man søge rådgivning eller kontakte Erhvervsstyrelsen for en afklaring.

Må man vente til 1. juli, hvis man skifter fra et ikke-registreret bogføringsprogram?

Der findes ikke en generel regel i bogføringsloven, der fastsætter en forlænget frist frem til 1. juli for at skifte system. Det er vigtigere, at I overholder ikrafttrædelsesdatoen for jeres virksomhed:

• For de fleste virksomheder, der skal indsende årsrapport, gælder kravet fra det første regnskabsår, der begynder efter 1. januar 2024 eller 1. januar 2025 (alt efter virksomhedens størrelse og kategorisering i bogføringsloven).
• Mindre virksomheder, der er undtaget fra indsendelse af årsrapport, skal tidligst efterleve kravene fra 2026.

Har I et eksisterende ikke-registreret bogføringsprogram, er det i praksis muligt at påbegynde skiftet når som helst – men det afgørende er, at I ikke overskrider den lovpligtige implementeringsdato for jeres virksomhedstype. Afhængigt af om jeres frist eksempelvis er 1. januar 2025 eller 1. januar 2026, kan I godt vælge, at selve den praktiske overflytning til et registreret program sker i løbet af jeres regnskabsår, fx den 1. juli.

Men vær opmærksom på, at bogføringslovens § 6 stiller krav om løbende bogføring, og § 12 omfatter krav til digital opbevaring af bilag. Vælger I at skifte midt i regnskabsåret, skal I sikre, at bogføring og opbevaring fra datoen for ikrafttrædelsen sker i overensstemmelse med lovkravene.

“§ 6, stk. 1: Transaktioner skal registreres snarest muligt, efter at de er foretaget.”
“§ 12: Pligt til at opbevare regnskabsmaterialet i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.”

Praktiske råd ved skift fra et ikke-registreret bogføringssystem

• Afstem løbende: Sørg for at få afsluttet og afstemt regnskabet i det gamle system, inden I migrerer data til det nye.
• Overdrag data korrekt: Tjek, at alle relevante regnskabsbilag, fakturaer, kvitteringer og eventuelle dokumenter tilhørende igangværende sager bliver overført.
• Dokumentér overflytningen: Notér i jeres regnskabsprocedurer, hvornår I skiftede system, og hvem der var ansvarlig for dataoverførslen.
• Opbevar gamle bilag: Bilag fra før overflytningen skal fortsat opbevares i mindst fem år fra regnskabsårets udløb – uanset, om de ligger i et ikke-registreret eller registreret system.

Angiv bogføringssystem ved indberetning af årsrapport

Som en del af reformen skal I fra og med 2025 angive, hvilket bogføringssystem I bruger, når I indberetter jeres årsrapport til Erhvervsstyrelsen. Gælder både for indberetning via Virk.dk og ved system-til-system-løsninger.

Yderligere hjælp og vejledning

Har I brug for rådgivning om, hvorvidt I er omfattet af de nye regler, eller har I behov for hjælp til at vælge og implementere et registreret bogføringsprogram, er I velkomne til at kontakte os på 32177777. I kan desuden finde dybdegående information hos virk.dk.

Har du brug for bogføringshjælp?

Vil I læse mere om digital bogføring og lovkravene, kan I finde yderligere information på virk.dk.

Ønsker I rådgivning om valg af bogføringssystem eller hjælp til implementeringen, er I altid velkomne til at kontakte os på tlf. 32177777. Her står vores eksperter inden for bogføring og regnskab klar til at guide jer gennem processen.

Bogføringsservice og CFO outsourcing af bogholderiet

Ønsker i en smart totalløsning, kan i enten bruge vores innovative bogholderservice eller indgå aftale med os om outsourcing af bogholderiservice, hvor vi optræder som CFO-til-leje.

En CFO (Chief Financial Officer) er en af de absolut vigtigste nøglepersoner i en virksomhed, da CFO’en har det overordnede ansvar for den finansielle strategi, budgetlægning og økonomiske styring. Det kræver indgående kendskab til regnskabspraksis, de nyeste lovkrav og ofte internationale standarder. I Danmark skal CFO’en blandt andet sikre overholdelse af relevant lovgivning, som fx årsregnskabsloven (LBK nr. 838 af 08/08/2019) og bogføringsloven (LBK nr. 700 af 24/05/2022), når årsrapport og løbende regnskabsoplysninger udarbejdes. CFO’en fungerer samtidig som strategisk sparringspartner for ledelsen og sikrer, at risici og muligheder afdækkes på et oplyst og dokumenteret grundlag. Nedenfor gennemgår vi 40 væsentlige opgaver, som en CFO typisk varetager, i et juridisk og forretningsmæssigt perspektiv.

CFO-opgaver:

1. Finansiel strategi og planlægning
   CFO’en udvikler virksomhedens finansielle strategi, herunder budgetter, prognoser og målsætninger, så virksomhedens ledelse træffer informerede beslutninger.
2. Ansvar for årsrapport og eksterne regnskaber
   CFO’en har overordnet ansvar for, at årsrapport og delårsrapporter overholder danske regler, herunder årsregnskabsloven, og eventuelt internationale standarder (IFRS).
3. Kontrol med bogføring
   CFO’en skal sikre, at bogføringen foretages korrekt og rettidigt i overensstemmelse med bogføringsloven. Dette indebærer kontrol af regnskabsprocesser og intern kvalitetssikring.
4. Likviditetsstyring
   CFO’en overvåger virksomhedens kontantbeholdning, kreditorer og debitorer for at sikre tilstrækkelig likviditet og optimere kapitalanvendelsen.
5. Kapitalrejsning og finansiering
   En af CFO’ens centrale roller er at afdække kapitalbehov og rejse finansiering på gunstige vilkår, fx via banker, obligationslån eller investorer.
6. Risikostyring
   CFO’en foretager løbende vurdering af økonomiske risici som rentesvingninger, valutakursændringer, forsyningsrisici og kreditrisiko.
7. Investeringsevaluering
   Gennemførelse af investeringsanalyser (fx ROI eller NPV) før større projekter, fusioner eller opkøb er en af CFO’ens kerneopgaver.
8. Kontrol med omkostninger
   CFO’en opsætter retningslinjer for omkostningsstyring på tværs af afdelinger, herunder indkøbsprocedurer og godkendelsesniveauer.
9. Skattemæssig compliance
   Sammen med eksterne revisorer og skatterådgivere sikrer CFO’en, at skatteindberetninger og -betalinger håndteres korrekt og til tiden.”Se mere om skatteregler og indberetninger i skattekontrolloven”
10. Intern rapportering til ledelse og bestyrelse
    CFO’en udarbejder løbende rapportering om økonomiske nøgletal, cashflow, budgetafvigelser og forecast, så bestyrelsen og direktionen kan reagere hurtigt.
11. Udvikling af KPI’er (Key Performance Indicators)
    CFO’en fastlægger de vigtigste nøgletal for økonomisk performance og følger op på, at afdelingerne når deres mål.
12. Overholdelse af interne politikker
    CFO’en opstiller og håndhæver retningslinjer for fx rejseafregninger, kreditpolitikker og indkøb, så der ikke sker misligholdelse eller svig.
13. Ledelse af økonomiafdelingen
    CFO’en leder, motiverer og udvikler økonomiafdelingens medarbejdere, og sørger for, at der er tilstrækkelige ressourcer og kompetencer.
14. Udvikling af økonomisystemer
    CFO’en står for at evaluere, opgradere eller skifte økonomisystemer for at sikre robusthed, effektivitet og datasikkerhed.
15. Kontakt til banker og finansielle partnere
    CFO’en varetager forhandlinger med banker, leasingselskaber, forsikringsudbydere og andre finansielle partnere.
16. Samarbejde med revisorer
    Ved revision af årsrapport og andre lovpligtige erklæringer koordinerer CFO’en revisorernes arbejde og bidrager med den fornødne dokumentation.
17. CFO’en som juridisk sparringspartner
    I tæt samarbejde med juridiske rådgivere er CFO’en ofte involveret i vurderingen af større kontrakter og økonomiske forpligtelser.
18. Analyse af nye markeder
    CFO’en vurderer finansielle aspekter ved ekspansion til nye markeder eller produktområder, herunder valuta-, told- og skatteregler.
19. Corporate governance
    CFO’en hjælper med at implementere god selskabsledelse i tråd med fx selskabsloven og eventuelle kodekser for børsnoterede selskaber.
20. Overvågning af budgetafvigelser
    Når afdelingerne afviger fra budgettet, initierer CFO’en analyser og korrigerende tiltag.
21. Optimering af arbejdskapital
    CFO’en sikrer, at virksomheden ikke binder unødvendige midler i lager, tilgodehavender eller andre kortfristede aktiver.
22. Udarbejdelse af finansielle forecast
    CFO’en projekterer fremtidig omsætning, omkostninger og kapitalbehov med hensyn til økonomiske scenarier.
23. Stakeholder-management
    CFO’en kommunikerer økonomiske resultater og strategier til investorer, aktionærer, pressen og andre interessenter.
24. Strukturering af lønpolitik
    Sammen med HR kan CFO’en være med til at udvikle en lønstruktur, der er konkurrencedygtig og understøtter virksomhedens mål.
25. Moms og afgifter
    CFO’en sikrer korrekt håndtering af moms, told og andre afgifter, særligt i virksomheder med eksport/import.
26. Opsætning af interne kontroller
    CFO’en indfører processer, der forebygger fejl og svig, fx ved gennemtjek af fakturaer, godkendelsesprocedurer og adskillelse af funktioner.
27. Overblik over leverandøraftaler
    CFO’en kan forhandle vilkår med større leverandører og vurdere kontrakternes økonomiske bæredygtighed.
28. Evaluering af nye forretningsområder
    CFO’en bidrager med økonomiske beslutningsgrundlag, fx i forbindelse med lancering af nye produkter eller services.
29. Dataanalyse og business intelligence
    CFO’en sørger for, at virksomheden benytter sig af relevante analyseredskaber, herunder BI-systemer, for at optimere beslutningsgrundlaget.
30. Implementering af digital bogføring
    Særlig relevant i lyset af bogføringsloven; CFO’en sikrer overholdelse af krav til digital bogføring og opbevaring af bilag.
31. Planlægning af skatte- og afgiftsstruktur
    CFO’en kan optimere virksomhedens skatteposition via fradrag, afskrivninger og eventuelle tilskud, naturligvis inden for lovens rammer.
32. Integritet og etisk ansvar
    CFO’en skal handle i virksomhedens bedste interesse og sikre, at alle økonomiske beslutninger er forenelige med gældende regler og moral.
33. Udvikling af cost-benefit-analyser
    CFO’en bruger cost-benefit-metodikker til at sammenholde omkostninger og gevinster ved virksomhedens projekter.
34. Tilsyn med IT-sikkerhed i økonomiafdelingen
    CFO’en arbejder ofte tæt sammen med IT for at garantere, at systemer med finansielle data er beskyttet mod hacking og datatab.
35. Intern undervisning og oplæring
    CFO’en kan afholde interne kurser i økonomisk forståelse, budgettering og overholdelse af regnskabsmæssige regler for nøglemedarbejdere.
36. Oplysning til myndigheder
    CFO’en har ansvaret for at sikre korrekt og rettidig rapportering til offentlige myndigheder, fx i forhold til Erhvervsstyrelsen og Skattestyrelsen.
37. Opdatering på lovgivning
    CFO’en følger løbende nye krav, fx fra retsinformation.dk, for at sikre, at virksomheden hele tiden er ajour.
38. Udarbejdelse af direktions- og bestyrelsesmateriale
    CFO’en leverer og præsenterer rapporter, analyser og budgetter til direktion og bestyrelse for at muliggøre strategiske beslutninger.
39. Deltagelse i ledelsesmøder
    CFO’en tager aktivt del i ledelsens møder, hvor virksomheden drøfter strategi, drift og økonomiske prioriteringer.
40. Tilsyn med corporate social responsibility (CSR)
    CFO’en kan også overvåge, at de finansielle aspekter af CSR-initiativer er i tråd med virksomhedens ressourcer og værdier.

Har du brug for mere information?

Hvis du vil vide mere om en CFO’s ansvarsområder – særligt i relation til lovgivningen – kan du konsultere:

“Årsregnskabsloven, LBK nr. 838 af 08/08/2019”
“Bogføringsloven, LBK nr. 700 af 24/05/2022”

Har du yderligere spørgsmål eller brug for hjælp til at afklare en CFO’s rolle i netop din virksomhed, er du velkommen til at kontakte os på 32177777.

Kilde: Advokat og Revisor Samvirket, AORS.DK
Fotokredit: stock.adobe.com
Personer/Firmaer/Emner/#: #digitalbogføring, #bogføringsloven, #regnskab, #bogholder, #erhvervsstyrelsen
Ⓒ 2024 Copyright by https://AORS.DK – kan deles ved aktivt link til denne artikel.