Hvad er apostille?
Når en kunde har fået sit ID verificeret af en dansk domstol som agerer som en dansk notar, så kan der være ydeligere krav om apostille, men kun udenfor Danmark. Det kan også ske selvom apostilekravet internt i EU er afskaffet i 2019. Men ofte er en apostille nødvendig hvis man f.eks. har med signering af byggeprojekter, finansieringer, bridge-finance eller f.eks. ved bestilling af offshore-selskaber og bankoprettelse internationalt.
Derfor kan en apostille være nødvendig. Mange internationale myndigheder og banker stiller krav om, at dokumenter skal forsynes med en apostille, inden de anerkendes. Apostille-certificeringen er særligt relevant ved oprettelse af offshore selskaber, fordi legitimiteten af officielle papirer skal være ubestridelig på tværs af landegrænser. Den danske skifterets ID-verificering er et godt udgangspunkt, men de udenlandske myndigheder ser stadig efter en formel, global standard. Her kommer apostillen ind i billedet.
Hvad er en apostille?
En apostille er en særlig godkendelsesprocedure, der bekræfter ægtheden af en offentlig embedsmands underskrift og stempel på et dokument. Denne procedure er udviklet under Haagerkonventionen af 5. oktober 1961 om afskaffelse af kravet om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter. Formålet er at lette den internationale brug af officielle dokumenter ved at fjerne komplicerede legaliseringsprocesser, der ellers kan kræves fra land til land.
Retsgrundlaget for apostillen
Følgende citat fra Haagerkonventionen illustrerer formålet:
“Formålet med denne Konvention er at afskaffe kravet om diplomatisk eller konsulær legalisering af udenlandske offentlige dokumenter.”
Denne konvention er ratificeret af en lang række stater, herunder Danmark. Det betyder, at et dansk udstedt dokument – efter påføring af en apostille – automatisk anerkendes som gyldigt i alle de øvrige konventionslande, uden yderligere godkendelse.
ID-verificering og krav fra udenlandske myndigheder
Selvom en dansk domstol har verificeret en kundes ID, kræver mange udenlandske banker og myndigheder en international standard. Når dokumenter eksempelvis skal bruges på Cayman Islands, er det typisk en betingelse, at dokumenterne bærer en apostille, så modtagerlandets registre kan se, at dette dokument er officielt, og at underskriften er lovformelig.
Sådan får man en apostille i Danmark
- Forberedelse af dokument: Dokumentet – f.eks. en bekræftelse fra skifteretten – skal være underskrevet og eventuelt stemplet af en relevant dansk myndighed.
- Henvendelse til den kompetente myndighed: I Danmark er det Udenrigsministeriet, der kan udstede apostillen på dokumenter med offentlig underskrift.
- Fremlæggelse af dokumentation: Der skal ofte fremvises legitimation og dokumentets formål.
- Gebyrbetaling: Udstedelse af en apostille kan kræve et gebyr, som skal betales forud.
Tabel: Forskellen på apostille og fuld legalisering
| Proces | Beskrivelse | Kræver flere trin? |
|---|---|---|
| Apostille | Udstedt under Haagerkonventionen. Gælder mellem medlemslandene og sikrer dokumentets gyldighed uden yderligere skridt. | Nej |
| Fuld legalisering med Notar | Kræver godkendelse hos flere myndigheder og eventuelt også ved en ambassade eller et konsulat i modtagerlandet. | Ja |
Fordele ved apostille
- Anerkendt i alle medlemslande under Haagerkonventionen
- Hurtigere proces end fuld legalisering
- Giver ro i maven for alle parter i en international transaktion
Hvad er en Apostille?
En apostille er et internationalt anerkendt bevis på, at et offentligt dokument er ægte og lovformeligt bekræftet. Dette er især relevant, når dokumenter skal anvendes i udlandet, f.eks. ved stiftelse af selskaber eller indgåelse af aftaler på tværs af landegrænser.
Apostillen fungerer som en form for global “stempelgodkendelse” og gør det nemmere for udenlandske myndigheder og institutioner at genkende et dokuments juridiske værdi. I stedet for at gennemgå diplomatisk legalisering i hvert enkelt land, godkendes dokumentet ved hjælp af Haagerkonventionens standardiserede apostilleprocedure. På den måde spares tid og ressourcer for alle involverede parter.
En apostille er også et stempel eller et certifikat, der bekræfter ægtheden af underskriften, stillingen på den myndighedsperson der har underskrevet dokumentet, og eventuelle stempler. Når et officielt dokument, for eksempel en attestation fra en domstol eller en notar, skal bruges i et andet land, kræver modtagerlandet ofte en formel legalisering. Hvis begge lande har tiltrådt Haagerkonventionen af 5. oktober 1961, erstatter apostillen denne legaliseringsproces.
Hvorfor er en apostille relevant i international sammenhæng?
- Gyldighed i mange lande: En apostille er gyldig i alle lande, der har underskrevet Haagerkonventionen af 1961, hvilket forenkler brugen af dokumenter på tværs af grænser.
- Omkostningsreduktion: Uden en apostille skulle dokumentet legaliseres separat i hvert enkelt land, hvilket kræver både tid og penge.
- Styrkelse af troværdighed: En apostille giver myndigheder og banker i udlandet sikkerhed for, at dokumentet er autentisk, og at underskriveren er behørigt bemyndiget.
Hvordan opnås en apostille i Danmark?
- Underskrift fra kompetent myndighed: Dokumentet skal først være forsynet med en original underskrift fra f.eks. en notar, en domstol eller en anden relevant offentlig myndighed.
- Henvendelse til Udenrigsministeriet: I Danmark er det Udenrigsministeriet, der kan udstede apostillen.
- Præsentation af dokumentet: Myndigheden kontrollerer, om underskriften, stemplet og den embedsmand, der har underskrevet, er registreret i deres system.
- Betaling af gebyr: Der opkræves et gebyr for at få apostillen på dokumentet.
- Modtagelse af apostille: Når alt er i orden, får man et certifikat eller et stempel på dokumentet, der erklærer, at det er apostilleret.
Relevant lovgrundlag
Dette uddrag fra Haagerkonventionen af 5. oktober 1961 illustrerer, hvordan konventionen sigter mod at lette samhandlen med offentlige dokumenter i internationale relationer. Når et dokument er apostilleret i henhold til konventionens bestemmelser, anerkender de øvrige underskrivende stater dokumentets ægthed uden krav om yderligere legalisering.
Eksempel på dokumenter, der ofte kræver apostille
- Fødsels- og vielsesattester
- Domsudskrifter fra by- eller landsret
- Notarielt bekræftede fuldmagter
- Uddannelsesbeviser
Nogle af disse dokumenttyper skal ofte fremlægges i udlandet, for eksempel ved etablering af et selskab, udarbejdelse af arveforhold eller ved ansættelser på tværs af grænser.
Tabel: Forskellen mellem legalisering og apostille
| Proces | Beskrivelse | Anvendt i lande under Haagerkonventionen? |
|---|---|---|
| Apostille | Standardiseret godkendelse, der bekræfter dokumentets ægthed | Ja |
| Diplomatisk legalisering | Omfattende proces, hvor dokumentet ofte skal gennem flere instanser og udenlandske repræsentationer | Nej (bruges i lande uden for konventionen) |
Lande der er med i Haagerkonventionen i 2023
Her er en liste over de lande, der er parter i Apostillekonventionen fra 1961, pr. 2023:
- Albanien
- Andorra
- Argentina
- Armenien
- Australien
- Aserbajdsjan
- Bahamas
- Bahrain
- Barbados
- Belarus
- Belgien
- Belize
- Bolivia
- Bosnien-Hercegovina
- Botswana
- Brasilien
- Brunei Darussalam
- Bulgarien
- Burundi
- Cabo Verde
- Chile
- Colombia
- Cookøerne
- Costa Rica
- Cypern
- Danmark
- Dominica
- Dominikanske Republik
- Ecuador
- El Salvador
- Estland
- Fiji
- Finland
- Frankrig
- Georgien
- Tyskland
- Grækenland
- Grenada
- Guatemala
- Guyana
- Honduras
- Hongkong, Kina
- Ungarn
- Island
- Indien
- Irland
- Israel
- Italien
- Japan
- Kasakhstan
- Kirgisistan
- Kosovo
- Letland
- Lesotho
- Liberia
- Liechtenstein
- Litauen
- Luxembourg
- Macao, Kina
- Malawi
- Malta
- Marshalløerne
- Mauritius
- Mexico
- Moldova
- Monaco
- Mongoliet
- Montenegro
- Marokko
- Namibia
- Nederlandene
- New Zealand
- Nicaragua
- Niue
- Nordmakedonien
- Norge
- Oman
- Panama
- Paraguay
- Peru
- Polen
- Portugal
- Republikken Korea
- Rumænien
- Den Russiske Føderation
- Saint Kitts og Nevis
- Saint Lucia
- Saint Vincent og Grenadinerne
- Samoa
- San Marino
- Sao Tome og Principe
- Serbien
- Seychellerne
- Slovakiet
- Slovenien
- Sydafrika
- Spanien
- Surinam
- Swaziland
- Sverige
- Schweiz
- Tadsjikistan
- Tonga
- Trinidad og Tobago
- Tunesien
- Tyrkiet
- Ukraine
- Det Forenede Kongerige
- USA
- Uruguay
- Usbekistan
- Vanuatu
- Venezuela
Hvad er Haagerkonventionen?
Navnet “Haagerkonventionen” kommer fra byen Haag i Holland. Det er her, Haagerkonferencen om International Privatret har sit hovedsæde, og det er her, mange af disse internationale aftaler er blevet forhandlet og indgået.
Her er nogle nøglepunkter:
- Haagerkonferencen:
- Denne organisation er en global, mellemstatslig organisation, der arbejder på at harmonisere reglerne inden for international privatret.
- Den har eksisteret siden 1893 og har udviklet et stort antal internationale konventioner, der omhandler forskellige aspekter af privatret, såsom børnebortførelse, adoption og legalisering af dokumenter (som Apostillekonventionen).
- Haag som mødested:
- Da mange af disse konventioner er blevet forhandlet og underskrevet i Haag, er de samlet kendt som “Haagerkonventionerne”.
- derfor er det naturligt at konventionen så for navnet derfra.
Har du problemer med apostille og notar kan vi altid løse det i Advokat og Revisor Samvirket som har repræsentation internationalt med 2.500 jurister i mere end 92 lande.
Kilde: Advokat og Revisor Samvirket, AORS.DK
Fotokredit: stock.adobe.com
Personer/Firmaer/Emner/#: #Apostille, #Haagerkonventionen, #Legalisering, #OffshoreSelskab, #IDVerificering, #Udenrigsministeriet, #InternationalRet
Ⓒ 2023 Copyright by https://AORS.DK – kan deles ved aktivt link til denne artikel.
